È obbligatorio fornire il manuale di Istruzioni di un macchinario in formato cartaceo?

È obbligatorio fornire il manuale di Istruzioni di un macchinario in formato cartaceo?

Ultima modifica 06/08/2021

È obbligatorio fornire il manuale di Istruzioni di un macchinario in formato cartaceo?

IL DUBBIO

Lavorando ogni giorno in stretto contatto con costruttori di macchinari ci viene sempre più frequentemente chiesto: Ma è obbligatorio fornire al cliente il Manuale d'Uso della macchina in formato cartaceo?

 

CONSIDERAZIONI

Attualmente, la Guida della Direttiva Macchine 2006/42/CE chiarisce il fatto che il costruttore di un macchinario sia obbligato a fornire in formato cartaceo le rispettive istruzioni per l'uso sicuro e la rispettiva dichiarazione di conformità.

 

Questo era dovuto al fatto che, al momento della pubblicazione della Direttiva Macchine 2006/42/CE, l'utilizzo di internet e di altri formati digitali non era ancora così diffuso e accessibile come lo è oggi: di conseguenza, per assicurare che gli utilizzatori di un macchinario avessero accesso alle rispettive Istruzioni d'Uso, l'unica opzione praticabile era quella di fornire una versione stampata.

Con la nuova versione della Direttiva (la quale dovrebbe essere pubblicata nel 2024 sottoforma di Regolamento) viene riconosciuto questo fatto e, di conseguenza, è stato rimosso questo obbligo, non solo perchè ormai i mezzi di comunicazione si sono evoluti e diffusi, ma anche per ridurre il costo e l'impatto ambientale che attualmente ha la fornitura di manualistica in formato cartaceo.

Ad ogni modo, il nuovo Regolamento riconosce anche il fatto che tutt'oggi, in alcuni ambienti, l'accesso a formati digitali sia ancora limitato per cui, per andare incontro alle esigenze di tutti, il R.E.S.S. 1.7.4. del nuovo Regolamento riporterà la seguente indicazione:

E.H.S.R. 1.7.4 - Instruction

[...] The instructions may be provided in a digital format. However, upon purchaser’s  request at the time of the purchase of the machinery product, the instructions shall be provided in paper format free of charge. 

 

Attualmente, nella norma EN ISO 12100, in vigore dal 2010, viene riportata la seguente prescrizione:

Durability and availability of the documents: documents giving instructions for use should be produced in durable form (i.e. they should be able to survive frequent handling by the user). It can be useful to mark them “keep for future reference”. Where information for use is kept in electronic form (CD, DVD, tape, hard disk, etc.), information on safety-related issues that need immediate action shall always be backed up with a hard copy that is readily available.

Da questa prescrizione sembrerebbe che già tutt'ora sia possibile fornire istruzioni d'uso in formato digitale ma la norma precisa che le informazioni relative a questioni di sicurezza che richiedono un'azione immediata devono essere sempre accompagnate da una copia cartacea prontamente disponibile.

 

Tuttavia, nel 2019 è stata pubblicata la norma EN ISO 20607, la quale tratta della redazione dei manuali di istruzioni dei macchinari. Essa è allineata con la norma EN ISO 12100 ma esprime chiaramente che il manuale di istruzioni debba essere fornito nella forma concordata con il cliente (e tra le varie forme possibili sono presenti sia il formato cartaceo che quello digitale).

 

CONCLUSIONI

Sebbene l'approccio dell'attuale Direttiva preveda la fornitura del manuale d'uso e della dichiarazione di conformità in formato cartaceo, è chiaro che il nuovo Regolamento e le nuove Norme si stiano orientando verso la fornitura di manualistica in formato digitale. Non riteniamo quindi necessario fornire manuali di istruzioni in formato cartaceo salvo su espressa richiesta del cliente.

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