Dernière modification: 26/04/2024
LA QUESTION :
En travaillant tous les jours avec des fabricants de machines, on nous pose souvent la question : « Est-il obligatoire de donner à notre client le manuel d’instructions de la machine en format papier ? »
CONSIDÉRATIONS :
Actuellement, le guide de la directive Machines 2006/42/CE précise que le fabricant d’une machine doit fournir la notice d’instructions et la déclaration de conformité de la machine sur papier.
En effet, à l’époque de la publication de la directive Machines 2006/42/CE, l’utilisation d’Internet et d’autres formats numériques n’était pas aussi répandue et accessible qu’aujourd’hui : pour garantir que l’utilisateur d’une machine puisse accéder à la notice d’utilisation correspondante, la seule option viable était d’obliger le fabricant à fournir une version imprimée.
La nouvelle version de la directive, publiée en 2024 sous la forme d’un règlement, reconnaît ce fait et supprime donc cette obligation, non seulement en raison des moyens de communication disponibles aujourd’hui, mais aussi pour réduire les coûts et l’impact sur l’environnement de la fourniture des notices d’utilisation sous forme papier.
Quoi qu’il en soit, le nouveau règlement reconnaît qu’aujourd’hui, dans certains environnements, l’accès au format numérique est limité. Ainsi, pour satisfaire les besoins de tous, l’article 10 du nouveau règlement fournira l’indication suivante :
Article 10 – Paragraph 7 – Obligations of manufacturers of machinery and related product
[…] Les instructions peuvent être fournies en format numérique. […] Toutefois, à la demande de l’utilisateur au moment de l’achat, le fabricant fournit gratuitement la notice d’instructions sur support papier dans un délai d’un mois.
Aujourd’hui, la norme EN ISO 12100:2010 contient la prescription suivante :
Durabilité et disponibilité des documents : les documents d’instructions d’utilisation doivent être produits sous une forme durable (c’est-à-dire qu’ils doivent pouvoir résister à des manipulations fréquentes de la part de l’utilisateur). Il peut être utile d’y apposer la mention « à conserver pour référence ultérieure ». Lorsque les informations destinées à être utilisées sont conservées sous forme électronique (CD, DVD, bande, disque dur, etc.), les informations relatives à des questions de sécurité nécessitant une action immédiate doivent toujours être sauvegardées sur une copie papier facilement accessible.
D’après cette prescription, il semble qu’il soit aujourd’hui possible de fournir des manuels d’instruction au format papier également, mais la norme précise que les informations relatives aux aspects liés à la sécurité qui doivent être immédiatement disponibles doivent toujours être accompagnées d’une copie papier.
Quoi qu’il en soit, la norme EN ISO 20607 a été publiée en 2019. Elle traite de la rédaction des manuels d’instructions des machines. Elle est alignée sur la norme EN ISO 12100, mais elle indique clairement que la notice d’instructions doit être fournie sous la forme convenue avec le client (papier et/ou numérique).
CONCLUSION
Bien que l’approche de la directive actuelle prévoie la fourniture du manuel d’utilisation et de la déclaration de conformité en format papier, il est clair que le nouveau règlement et les nouvelles normes s’orientent vers la fourniture des manuels en format numérique. Par conséquent, nous estimons qu’il n’est pas nécessaire de fournir des instructions au format papier, sauf demande expresse du client.